IFA kezelés
Automatikus IFA számítás
Az automatikus IFA generálás elsődleges célja, hogy megkönnyítse a szálláshely üzemeltetők számára az Idegenforgalmi adóhoz kötödő nyilvántartás vezetését. Az új IFA kezelés elősegíti a rendszerből lehúzható riportban a megjelenő adatok és összegek helyességét. Ehhez a PMS felhasználónak a vendég adatokat megfelelően és pontosan szükséges vezetnie a rendszerben.
IFA beállítása
Beállítások / Szálláshely / IFA
Ha az IFA a szobaár százalékában számítandó, akkor a teljes szobaárra számítjuk az IFA-t független attól, hogy a benne lakóknak milyen kedvezményei vannak.
Ha az IFA személyenként fizetendő, akkor minden regisztrált vendégre az ő adatai alapján számítjuk ki.
IFA szabályok beállítása
Beállítások / Szálláshely / IFA / IFA szabályok
Az életkor kedvezményeket a rendszer csak akkor fogja alkalmazni, ha erre külön szabály beállításra került. Mivel önkormányzatonként változik az IFA-ra vonatkozó életkor kedvezmények mértéke, így minden szálláshelynek külön be kell állítania a náluk érvényben lévő életkorra vonatkozó szabályt.
IFA alapja
"Room" bevételi csoporthoz tartozó tételek összege, amelyek az adott napra szólnak
Az IFA értéke minden olyan változás esetén újra számítódik, ami hatással van az IFA értékére:
- Változik a foglalás létszáma
- Újabb tételt veszünk fel "Room" bevételi csoporttal
Ezen kívül lehetőségünk van manuálisan is újra számíttatni az IFA-t az "IFA újraszámítása" gomb megnyomásával.
A PMS minden szállásdíjhoz (room típusú tételhez) generálni fog IFA tételt. Ez az IFA tétel kézzel nem törölhető, nem szerkeszthető/módosítható! A szállásdíj továbbra is módosítható/szerkeszthető, törölhető.A szállásdíj törlésével a hozzákapcsolt IFA tétel is törlődni fog.
Az IFA típusú tételek szabadon mozgathatók „partner” és „vendég” tételek között. Pl. egy IFA tételt áttesz a PMS felhasználó a „partner” tételek alá, akkor az összes többi IFA tétel követni fogja és átkerül.
Kézzel „tax” típusú tételt nem lehetséges felvenni!
TMRW-ből lehúzható IFA statisztikában kizárólag a TAX típusú (rendszer által generált), fizetett IFA tételeket jelennek meg!
Automatikus IFA számítás check/in előtt
A számítás alapja, hogy a foglalás hány főre szól (Felnőtt + Gyerek szám összesen). A foglalás teljes létszámára maximális IFA-t számolunk, mert nem tudjuk az érkező gyermekek pontos korát. Így 2 felnőtt és 2 gyermek esetén 4 teljes értékű IFA-t veszünk fel.
Tehát a foglalás létrejöttekor, “expected státuszban” kizárólag a felvett létszámot figyeli a TMRW és az alapján kalkulál. A szállásdíj létrejöttével (kézzel megadott, beállított árkód alapján keletkező, akár Siteminderről érkező árról van szó) az IFA tételeket felveszi a várható vendégek létszáma alapján. A kedvezményeket az érkeztetéskor fogja figyelembe venni és az alapján fogja módosítani az összegeket.
Automatikus IFA számítás check/in előtt, ha van már Regisztrált Vendég is megadva
Amennyiben a foglalásba beregisztráltunk egy vendéget, akkor ott már tudjuk a pontos életkorát, illetve be lehet jelölni egyéb IFA kedvezményeket. Ennek megfelelően erre a vendégre már a tényleges IFA-t számítjuk. A foglalás többi vendégére (szintén a foglalás létszáma alapján) továbbra is a maximum IFA-t számítjuk
Példa:
- 3 érkező vendég van a foglaláson (felnőttek + gyermekek száma =3) és egy regisztrált vendéget már felvettünk, aki életkora alapján kedvezményben részesül*
Ebben az esetben legenerálunk 2 teljes értékű IFA tételt és egyet a regisztrált vendég kedvezménye szerint. Ha a regisztrált vendég IFA mentes, akkor csak 2 IFA tételt generálunk le.
Automatikus IFA számítás Check/In után
Check/In után már kizárólag a regisztrált vendégek alapján számolunk. Itt nem vesszük figyelembe, hogy eredetileg hány főre szólt a foglalás. A számításba figyelembe vesszük a vendégek életkorát és a regisztráció során megadott egyéb IFA mentességi beállításokat
A checkin pillanatában a rendszer felül fogja írni az IFA tételek összegét aszerint, hogy hány regisztrált vendég került felvételre és a regisztrált vendégek adatlapján mi került megadásra (születési dátum, ifa mentesség és annak oka). A módosításokat kizárólag fizetetlen IFA tételek esetén tudja a rendszer újra kalkulálni! Figyelem! A születési dátum alapján gyermeknek és ezáltal IFA mentesnek számító vendégeknél csak akkor fog az újrakalkulálásnál az IFA lekerülni a foglalásról (checkin után), ha erre külön szabály beállításra került a Beállítások/Szálláshely/IFA menüpontban!
Előre kifizetett IFA kezelése
Ha a foglalás létszáma alapján kiszámított maximum IFA tételeket előre lefizettettük, akkor a vendégek regisztrációjakor a rendszer minden vendéghez hozzá párosít egy olyan kifizetett IFA tételt, amely neki megfelelő.
Ha kiderül, hogy több IFA tétel lett kifizettetve, mint a valóságban szükséges (például egy vendégnek kedvezménye van), akkor ezt kézzel lehet módosítani a fizetések törlésével és az IFA újraszámításával.
Tehát a számlát sztornirozni kell és a tételeket fizetettlenre állítani, majd ezután az IFA újraszámítása lehetőséggel újra kalkuláltatni az IFA-t.
Amennyiben egy újabb vendég érkezik a foglalásba, akkor neki felszámítjuk az újabb IFA tételt a vendég regisztrációjakor.