GoodID okmányolvasó beállítása és használata
Rövid áttekintés
A szálláshelyek a GoodID okostelefonos megoldásával minimális ráfordítással és gyorsan regisztrálhatják vendégeiket és továbbíthatják azok okmányadatait a VIZA rendszerbe, valamint segítségével megkönnyíthető a vendégek regisztrációs folyamata is. A GoodID Scanner segítségével a kisebbtől a nagyobb szálláshelyek is professzionálisan oldhatják meg a vendégek okmányolvasását – a piacon jelenleg elérhető okmányolvasók árának töredékéért.
A jelen leírás célja, hogy bemutassa a GoodID Scanner beállításának lépéseit a TMRW rendszerben.
Az okmányolvasás részletes menete a GoodID Scanner Felhasználói Kézikönyvben kerül bemutatásra, amelynek mindenkori aktuális verziója az alábbi linken érhető el:
https://scanner.goodid.net/felhasznaloi-kezikonyv
A GoodID Scanner által támogatott okmányok listája az alábbi linken érhető el: https://scanner.goodid.net/okmanylista
Definíciók
A GoodID Scanner az alábbi összetevőkből áll:
- PMS: A szálláshely alkalmazottja által a szálláshely üzemeltetéséhez használt webalapú alkalmazás. Ez az alkalmazás kapja meg és továbbítja az okmányadatokat a VIZA felé.
- Munkaállomás-böngésző: A szálláshely által használt böngésző, amelyen keresztül a belépett PMS-felhasználó beolvassa az okmányadatokat.
- GoodID mobilalkalmazás: Az a mobilalkalmazás, amely GoodID Scanner/okmányolvasó-üzemmódban beolvassa az okmányt.
Beállítás menete
Az okmányolvasás működéséhez elengedhetetlen az ún. párosítás, mely során a GoodID mobilalkalmazás, a munkaállomás böngészője és a PMS szoftver logikailag összekötésre kerül. Az így összekötött GoodID mobil alkalmazással beolvasott okmány adatokat a párosításban szereplő PMS szoftver kapja meg és továbbítja a párosításban szereplő munkaállomás részére.
A következő pontokban az ún. párosításhoz szükséges lépéseket, illetve az okmányadatok beküldését mutatjuk be.
1. A GoodID mobilalkalmazás letöltése
Kérjük, töltse le a „GoodID – Digitális irattárca” mobilalkalmazást az alkalmazásboltokból. A GoodID egy Android 4.3+ és iOS 9+ operációs rendszerrel működő eszközökre ingyenesen letölthető mobilalkalmazás. A GoodID - digitális irattárca az alapja a GoodID Scanner szolgáltatásnak. Az eredetileg egyéni okmánytárcaként működő applikációban a szálláshelyi „okmányolvasó üzemmód” bekapcsolása a PMS rendszerrel történő összekötés eredményeként valósul meg.
Haladjon végig a telepítési lépéseken. A telepítés során, amennyiben mobileszköze kéri, engedélyezze az NFC-funkció használatát.
Sikeres telepítés után lépjen tovább a második lépésre. Amennyiben a GoodID telepítése során problémája merülne fel, vegye fel a kapcsolatot az alkalmazás fejlesztőjével a [okmanyolvaso@goodid.net](mailto:okmanyolvaso@goodid.net) e-mail címen.
2. Beállítás a TMRW rendszerében
A TMRW-ben az oldalsó navigációs sávon kattintson a Beállítások/Szálláshelyek/ID scanner szolgáltató menüpontra és válassza ki a GoodID-t.
A jobb oldalt megjelenő szálláshely beállításokban legalulra görgetve található a Scanner provider beállítása.
Válassza ki lenyíló menüből a GoodID-t, majd legalul nyomjon rá a Mentés gombra. Ezzel be is állította a TMRW-ben a GoodID Scanner-t.
Ezután nincs más hátra, mint párosítani a munkaállomásunkat a kapott licenckód segítségével.
Mivel a szálláshely beállításokban beállítottuk a scannert, így a foglalásokban az „Érkező vendégek/Expected guests” ablakában a vendég adatlapokat megnyitva megjelent a „GoodID párosítás” gomb, melynek segítségével az alábbi pontokban részletezett módon adható meg a licenc kód és párosítható a munkaállomásunkkal a GoodID scanner.
A párosítást (a goodID böngészővel) bármikor újra meg lehet csinálni. Bármelyik szobatükörben található foglaláson belül, akár az „Új érkező vendég / New expected guest” opcióval, akár a regisztrált vendég adatlapján a „Szerkesztés / Edit” gomb megnyomásával az ezután megjelenő „GoodID párosítása / Pairing GoodID” gombbal végezhető el.
3. Licenc kód és munkaállomás-azonosító rögzítése
Rögzítse a GoodID online megrendelése során kapott licenc kódot.
Adjon meg egy tetszőleges munkaállomás-azonosítót. Ezzel az azonosítóval választható ki a későbbiekben, hogy a GoodID Scanner mely munkaállomásra küldje el a beolvasott adatokat.
A rendszer által automatikusan generált munkaállomás (a kép szerint „WKS”) azonosító tetszőlegesen átírható.
Miért van szükség GoodID Scanner licencre?
A GoodID Scanner mobilalkalmazás csak olyan PMS-munkaállomással párosítható össze, amelyet a szálláshelynek megvásárolt GoodID Scanner licenckóddal már aktiváltál.
Hol találom a GoodID Scanner licenckódot?
A licenckódot a GoodID Scanner vásárlást visszaigazoló emailjében találod.
4. Párosítsa az adott munkaállomást a GoodID-val
A PMS-párosítási képernyőn megjelenő QR-kódot olvassa be a GoodID mobilalkalmazás QR-kód-olvasójával.
Hol tudom letölteni az alkalmazást?
A GoodID digitális irattárcát Android-telefon esetén keresd a Google Playen, iPhone-nál pedig az App Store-ban!
A GoodID alkalmazás letöltése és elindítása után kövesd a GoodID-ban leírt lépéseket.
A GoodID QR olvasó ikonját az alkalmazás alsó menülécének közepén találod.
TIPP: Ha már van QR olvasóalkalmazás a telefonodon pl. újabb készükéken a kameraalkalmazás: Olvasd be a QR kódot és automatikusan átirányítunk a GoodID alkalmazás letöltéséhez. A telepítést követően a kódot már nem szükséges a GoodID-ból újra beolvasnod.
A sikeres beolvasást követően a GoodID digitális irattárca üzemmódból átkapcsol a szálláshelyi okmány olvasásra alkalmas üzemmódba. Ezt úgy tudja ellenőrizni, hogy a GoodID mobilalkalmazás fejlécében megjelenik az „Okmányolvasás”. A GoodID Scanner üzemmódban a GoodID alapfunkciói helyett a PMS okmány beolvasás funkció kerül előtérbe. Az alapfunkciók nem vesznek el, a GoodID mobil alkalmazás biztosítja az azokhoz való visszatérést, váltást. Ez nagy előnyt jelent azon szállásadók számára, ahol a munkavállalók a saját mobil eszközüket szeretnék használni az okmány beolvasáskor.
Az üzemmódok között a GoodID mobilalkalmazás bal felső sarkában található ikonnal válthat.
Az okmányolvasás során figyeljen arra, hogy mindig a megfelelő üzemmódban használja az alkalmazást (ID Scanner/Okmányolvasó).
5. Belépés a PMS-be a GoodID-ban
Az okmányolvasást indító oldalhoz csak bejelentkezett PMS-felhasználók férhetnek hozzá, ezért a GoodID-alkalmazásban a felhasználók a megszokott módon és oldalon keresztül jelentkezhetnek be.
A párosításhoz szükséges QR kód beolvasása után a TMRW belépési felületére kerül a felhasználó. Nincs más dolga, mint belépni a TMRW-s felhasználói adataival és már kezdődhet is az okmányolvasás.
6. Kezdődhet az okmányolvasás
A GoodID Scanner felhasználását, így az okmányolvasás lépéseit is a GoodID Scanner Felhasználói Kézikönyve részletezi, amely elérhető az alábbi linken:
https://scanner.goodid.net/felhasznaloi-kezikonyv
A távoli okmányolvasás lépéseiről dióhéjban lejjebb írunk, részletesebben a fenti linken elérhető GoodID Scanner Felhasználói kézikönyvének 15\. oldalától kezdőden olvashat.
Okmányadatok elküldése
Az okmányadatok ellenőrzése és szükség szerinti javítása után nyomjon az Elküldöm gombra. Ekkor a GoodID alkalmazás elküldi a kiválasztott munkaállomásra az okmány adatait.
7. Adatok beküldése a VIZA-ba
Egyszerre több vendég okmányát is van lehetőség scannelni és beküldeni egymás után (szkennel - ellenőriz - beküld - újra szkennel - ellenőriz - beküld - …. és így tovább), mely adatok beküldést követően a pms-ben a vendég adatlapon a „Szkennelési adatok betöltése / Load scan data” opcióval jelennek meg. Amennyiben scanneléskor adtunk megjegyzést az adott okmányhoz, az is megjelenik a Megjegyzés / Note oszlopban. Azon scannelt adatokra amikre nincs szükség, törölhetőek a mellettük találhatő „Szemetesláda” ikon használatával. A fel nem használt adatok másnapra automatikusan törlésre kerülnek a TMRW rendszeréből.
Az okmányokról beolvasott adatokkal a vendég adatlapját az alábbi módon tudja a felhasználó kitölteni és a VIZA felé az adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tenni.
A távoli okmányolvasással bekért adatok TMRW-be történő továbbításával (bővebben a GoodID felhasználói kézikönyv ír) a venédgek adatlapját szintén az alábbi módon tudja a pms felhasználó kitölteni és ezzel a VIZA rendszerébe elküldeni.
A megnyitott adatlapon a „Szkennelt adatok betöltése / Load scan data” opciót választva a megjelenő listából kiválasztható melyik scannelt adattal kéri az adatlapot kitölteni.
Ha valamely adatot a scannner tévesen olvasott be, mentés előtt van lehetőség kézzel szerkeszteni azt.
Ezután a „Mentés & Bejelentkezés / Save & Check-in” gomb megnyomásával az adatok továbbításra kerülnek a VIZA felé.
Amennyiben később további vendége(ke)t ad egy már érkeztetett foglaláshoz, az adatalap(ok) kitöltése után a „Mentés/Save” gomb megnyomásával az ő adata(ik) is továbbításra kerül(nek) a VIZA rendszerébe.
Tudnivalók a munkaállomás-azonosítókról
Egy licensz kód annyi munkaállomás beállítására alkalmas, amennyit a GoodID Scanner megrendelésénél igényelt a szálláshely.
Adott munkaállomás azonosítót akármennyi GoodID mobilalkalmazásból felvehető. Tehát pl. minden recepciós a saját telefonjáról is ki tudja választani az adott munkaállomást, amelyre az okmányolvasást végzi.
A GoodID-ban kiválasztható, hogy adott okmányolvasás mely azonosítójú munkaállomásra érkezzen be.
Egy GoodID applikációval akár más szálláshelyek munkaállomás azonosítója is kiválasztható.
Távoli okmányátadás
A távoli okmámnyolvasás lépéseit is a GoodID Scanner Felhasználói Kézikönyve részletezi, amely elérhető az alábbi linken található leírás 15\. oldalától:
https://scanner.goodid.net/felhasznaloi-kezikonyv
Távoli okmányátadás lépései
A távoli okmányátadásra vonatkozó kérés
A távoli okmányátadásra vonatkozó vendégtől bekérendő adatok körét az Ügyfélfiókon lévő „Távoli okmányátadás” menüpontban fogalmazhatja meg.
A kigenerált adatbekérő linket a „link másolása” gomb megnyomásával kimásolhatja és megoszthatja vendégeivel akár emailben, SMS-ben, vagy QR kód formájában. A továbbiakban ez a link nem fog változni akkor sem, ha a mögötte lévő beállításokat megváltoztatja, így akár egy prospektusra is kinyomtathatja a QR kódot.
GoodID Scanner beállítása a távoli okmányok fogadására
Az Ügyfélfiókon lehet beállítani, hogy a távoli okmányátadás során megadott foglalási és vendégadatok mely eszközökön jelenhetnek meg. Az adatok azokon az eszközökön jelennek meg, amelyekben található email címek ellenőrzésre kerültek és megadásra kerültek az Ügyfélfiókban. Ennek lépéseit a Vendégkezelésre jogosult munkatársak szekcióban találja meg.
Beérkezett vendégadat ellenőrzése
Új vendégadat beérkezéséről a GoodID Scanner applikációban kap értesítést. Mindazon eszközökre kimegy az értesítés az új foglalás érkezéséről, amelyeken ellenőrzésre kerültek az Ügyfélfiókon megadott email címek.
A GoodID Scanner „Vendégek” menüpontjában a későbbiekben is kezelheti a beérkezett foglalásokat.
A vendégadatok ellenőrzése
A vendégadatlap megnyitásával lehetősége nyílik az adatok előzetes ellenőrzésére. A „Foglalás adatai” szekcióban szereplő adatok segítséget nyújtanak a foglalás menedzselésében, de ezen adatok átadását a PMS rendszerbe jelenleg nem minden PMS támogatja.
Vendégadatok ellenőrzése – szelfi/videó szelfi azonosítás (opcionális)
Amennyiben az Ügyfélfiókon kérte, akkor a vendég adatokra nyomva, egyesével elvégezheti a vendégek azonosítását. Az azonosítást az okmányon szereplő fénykép és a vendég által készített szelfi összehasonlításával végezheti el.
Amennyiben elutasítja az azonosítást a folyamat itt véget ér, és az elutasított státuszú vendég adatai nem kerülnek továbbításra a PMS rendszerbe. A jóváhagyott státuszba kerülő vendégadatok küldhetőek be a PMS rendszerbe.
Vendégadatok ellenőrzése – Okmány elő- és hátlap képe alapján (opcionális)
Amennyiben az Ügyfélfiókon kérte, akkor az okmányról készült kép segítségével ellenőrizheti az okmány adatokat, szükség esetén módosíthatja is azokat.
Amennyiben az Ügyfélfiókon engedélyezte és megosztotta vendégeivel a távoli okmányátadáshoz szükséges adatokat (link, vagy QR kód), akkor a GoodID Scanner-ben aktívvá válik a „Vendégek” menüpont. Ennek kiválasztásával a GoodID Scanner-rel párosított munkaállomáshoz kapcsolódó szálláshelyekre beérkezett foglalási adatokat látja. A foglalási adatcsomag kiválasztásával lehetősége van a már ismert módon továbbítani a PMS rendszerbe az adatokat. Az adatok ellenőrzésére a vendég helyszínre történő megérkezésekor van lehetősége, akár a GoodID Scanner-ben, akár a PMS rendszerben.
További hasznos információk a GoodID használatához
Okmányadatok beolvasása NFC-vel (opcionális)
Az NFC-beolvasáshoz az alábbiak szükségesek: 1. NFC-funkcióval rendelkező mobileszköz. 2. NFC-használat engedélyezése a mobileszközön. 3. Chippel rendelkező okmány. Bizonyos telefontípusoknál előfordulhat, hogy a rendszer engedélyt kér az NFC használatához. Ehhez járuljon hozzá. Amennyiben korábban letiltotta az NFC használatát az operációs rendszer szintjén, az alkalmazás kéri annak engedélyezését. Engedélyezze a funkciót. Az NFC-vel történő beolvasás során az okmányt, függőleges állapotban tartsa a telefon hátuljához. Az NFC-hez tartozó antenna elhelyezkedése telefontípusonként eltérő, de javasolt, hogy az okmányt teljes egészében fedje a telefon. A beolvasás elkezdésekor a telefon rezgéssel jelzi az olvasás kezdetét, majd az alábbi képernyő jelenik meg:
Az okmányt tartsa a telefon hátuljánál az olvasási folyamat végéig. Sikeres NFC-vel történő beolvasás esetén, amennyiben a PMS-e nem támogatja a lakcímkártya beolvasást nincs további teendője. A GoodID Scanner automatikusan elküldi az okmány adatokat a kiválasztott munkaállomásra.
Okmányadatok ellenőrzése, javítása
Amennyiben nem NFC-vel olvasta be az adatokat, az okmányok beolvasása után lehetősége van a beolvasott adatok ellenőrzésére és szükség szerint azok módosítására.
Az adatok melletti jelölések az alábbiakat jelentik: 1. Zöld jelzés – Az adat nagy valószínűséggel helyes. 2. Sárga jelzés – Lehetséges, hogy az adat nem teljesen helyes. Ellenőrzés szükséges. 3. Piros jelzés – Az adat nagy valószínűséggel pontatlan vagy hiányos. Javítás szükséges.
Amennyiben az adatokat ebben a lépésben nem módosítja, a módosításra később a PMS felületén is lesz lehetősége.
