Számlázás folyamata

Számlázási szolgáltatók

A TMRW rendszerével az alábbi számlázási szolgáltatók köthetőek össze:

• Szamlazz.hu
• Spaceinvoices
• SevDesk

Összeköthető számlázási szolgáltató hiányában alapértelmezetten a TMRW invoicing kerül a szálláshelynek beállításra, mely nem minősül hivatalos számlázó programnak. A tényleges számlázást a szálláshely ebben az esetben az általa használt számlázó programjában tudja csak intézni.

Számlázási beállítások

Számlázással kapcsolatos beállítási lehetőségek

• Számlakiállító neve, címe, adószáma, alapértelmezett fizetési pénznem, számlázási bank neve, bankszámlaszám beállítása a

Beállítások / Szálláshely / Információ menüpontban elérhető

• Számlázási szolgáltató megadása, a számla nyelve, előlegszámla engedélyezése, Szállásdíj főkönyvi számának megadása, EUR és HUF bankszámlaszám beállítása a

Beállítások / Szálláshely / Számlázási szolgáltató menüpontban találhatóak

• Bevételi csoportok ÁFA beállítása és főkönyvi számaik megadása

Beállítások / Szálláshely / Bevételi csoport menüpontban lehetséges

Az extra, mixed és az other bevételi csoportot a szálláshely dönti el, hogy pontosan milyen bevételnek nevezi ki. Példa: az 5% ÁFA tartalmú étel és italon kivül a szálláson elérhető 27% ÁFA-val terhelendő étel és ital. Mivel nincs lehetőség kétféle ÁFA kulcsot rendelni a food-beverage csoporthoz, így a 27%-os kulcshoz kineveztehti/használhatja az extra, mixed vagy other csoportokat.

Számla kiállítása FLOW-ban

A FLOW rendszerén keresztül van lehetőség Számlát, Proforma számlát (díjbekérőt), Előlegszámlát és Végszámlát kiállítani.

Számla

A számla kiállítása kétféleképpen törnéhet

• automatikusan generált

A rendszer minden esetben generál automatikusan számlát amennyiben az alábbi feltételek teljesültek: - a foglalás adatlapján a számlázási adatok hiánytalanul ki van töltve - a tételek fizetettre álltak

• kézzel generált

A foglalás adatlapján jobb oldalt a “*Számlázás*” ablaknál a “*Számlázás” gomb* megnyomása után ki kell választani a listában található tételek közül, mit szeretne a felhasználó számlázni, majd a zöld pipa megnyomásával a megjelnő ablakban beállítható a fizetési mód, teljesítési dátum, fizetési határidő, valamint számla megjegyzés is megadható. Ezután “*Számla létrehozása*”.

Proforma számla (Díjbekérő)

Proformát akkor érdemes kiállítani amikor a termék/szolgáltatás díját előre be szeretnénk kérni a vendégtől.

A kiállított proforma alapján a vásárló/vendég kifizeti a termék/szolgáltatás árát. Az összeg beérkezését követően megkapja a terméket/szolgáltatást. Megtörténik a teljesítés, a PMS felhasználó számlát állít ki.

Ne felejtsük el azt sem, hogy a teljesítés előtt a vendég által proforma alapján fizetett összeg, előlegnek minősül. Az előlegről külön számlát kell készíteni!

Amennyiben az előleget az érkezés napján egyenlítették ki, akkor már nem szükséges előlegszámlát kiállítani. Azonban ezt érdemes a szállásnak könyvelőjével is egyeztetni!

Előlegszámla és végszámla

Előlegszámla a fizetési tételeknél felvett előlegtételek fizetettre állításakor generálódik automatikusan (kézzel nincs lehetőség előlegszámlát kiállítani). Az automatikus generáláshoz szükséges a számlázási adatok kitöltése a tétel fizetetre állítása előtt.

Bővebben erről és a végszámla kiállításáról a Előlegtétel, proforma, előlegszámla és végszámla leírásában olvashat.

Foglaláshoz tartozó számlák

A foglalásokhoz tartozó számlákat az adatlapon régi elrendezés estén a jobb alsó sarokban található “Számlák” ablakban, új elrendezés esetén a jobb oldlaon található “Számlál” fül mögött vagy a “Számlázás” fő menüpont számlák listájában tekinthetők meg.