Új foglalás hozzáadása
Manuális foglalás készítéséhez kattintson az „Új foglalás hozzáadása” menüpontra.
Ezután átkerül egy új oldalra, ahol a bal oldalon az alábbi képen látható adatokat tudja megadni.
A pirossal megjelölt adatokat kötelezően meg kell adni a foglalás létrehozásához.
Érkezés és utazás napjánál tudja rögzíteni a foglalás időtartamát vagy ha megadja az érkezés dátumát az Éjszakák növelésével is meg lehet adni a foglalás hosszát.
A Csatorna manuális foglalás esetén minden esetben alapból Manual. Ez a sor az OTA-ról érkező foglalások esetén az OTA-k nevét tartalmazza.
A Szobák számánál meg tudja adni hány szobára kívánja létrehozni a foglalást. ld. Több szobás, Csoportos foglalás hozzáadása
A foglaláshoz kötelezően ki kell választani egy Árkódot, amivel meghatározza a szoba/lakóegység típusát és maximális befogadó képességét.
Ezután meg tudja adni a Létszámot és ki tudja választani az elérhető szobák közül (Szobaválasztás) hová jöjjön létre a foglalás. Amennyiben nem választ szobát, a rendszer a paramétereknek megfelelő szabad szobák egyikébe fogja a foglalást betenni.
Az Árazásnál láthatja éjszakánként milyen szállásdíjjal és IFA összeggel fog létrejönni a foglalás. (Az árakat kézzel lehet módosítani, százalékos idegenforgalmi adó esetén az érték dinamikusan változik a beírt ár függvényében). Amennyiben a kiválasztott árkód nincs beárazva a Flowban (ld. Árazás ), akkor mindenképpen kézzel szükséges megadni az árakat éjszakánként lebontva. A rendszer csak figyelmezteti, hogy a szobaegyenleg nem lehet nulla vagy kevesebb, azonban a foglalás ár nélkül is létrehozható.
A Díj tulajdonosnál meg tudja adni, hogy a foglalás díjának a tulajdonosa a vendég vagy egy partner (pl. OTA vagy egy cég). Illetve egy sorral lejjebb magát a partnert lehet kiválasztani a Partnerek menüpontban felrögzített cégek listájából. Bővebb információt erről a Partnerkezelés és OTA szabályok dokumentum tartalmaz.
Jobb oldalon az alábbi képen látható vendégre vonatkozó adatokat lehet rögzíteni:
Annyi vendég adatlapot vesz fel a rendszer, ahány létszám az adott szobához meg lett adva.
Adatok betöltése e-maillel opcióval olyan vendégek adatát lehetséges betölteni, akik korábban jártak már az adott szálláson. (Csak 2021. novembere után megszállt vendégek adatait tudja listázni a rendszer).
A Választható paraméterek bekapcsolásával további adatokat van lehetőség megadni a vendéghez. Pl. Születési ország, Születési város, Kor, Nyelv, Rendszám, IFA, stb.
Foglalás létrehozásához a szükséges minimum információ: legalább az egyik vendég kereszt és vezetékneve, valamint állampolgársága. Ezeket a kötelező minimum adatokat a rendszer pirossal kiemeli.
Megjegyzések
Van lehetőség megjegyzést írni a foglaláshoz. Ezt a bal oldalon a foglalási adatok alatt tudja megtenni.
Ez a megjegyzés a szálláshely (FLOW PMS felhasználó) számára ad információt, a vendég ezt sehol nem látja.
OTA-ról érkező foglalásoknál, ide automatikusan létrejönnek információk.
Egyesítés meglévő foglalással
Amennyiben már egy meglévő foglaláshoz szeretnéd kapcsolni a szobát az alábbi képen látható ablakban (bal oldalt) tudod egyesíteni a foglalást egy már korábban felvitt foglalással.
A korábban létrehozott foglaláson szereplő TMRW ID-t az alábbi képen látható sorra kell beírni, így a két foglalás egyesül. Onnantól több szobás foglalásnak minősül. ld. Több szobás, Csoportos foglalás hozzáadása
Amennyiben a foglalás egy OTA-ról érkezik ami be van kötve egy Channel managerhez (pl. Siteminder), akkor ez az egyesítés automatikusan létrejön és a szobatükörbe is így kerülnek be az adatok.
== Számlázási adatok
A számlázási adatokat bal oldalon a foglalásokat egyesítő ablak alatt van lehetőséged megadni.
Rendszer figyelmeztetések
Ha olyan árkódot adna meg, ami a Flowban nincsen beárazva, akkor arra felhívjuk a figyelmét. Az ár kézzel megadható (ha nem kerül megadásra akkor tételek nélkül, üresen jön létre a foglalás) vagy másik árkód választható:
Amennyiben a kiválasztott árkód tartalmazza az IFA-t, akkor az „Árazás” mellett megjelenik egy felkiáltójel:
A létszám megadásánál a rendszer kiírja hány fő fér el az adott szobában. Amennyiben a szoba befogadóképességénél több vendég kerül megadásra, a rendszer felhívja a felhasználó figyelmét erre:
